La documentación de la
auditoría es el principal registro de los procedimientos de la auditoria
aplicables, evidencia obtenida, y conclusiones. La documentación de la
auditoria debería incluir toda la información que el auditor considere
necesaria para realizar la auditoría de forma correcta y proporcionar el apoyo
para el informe de auditoría.
El auditor debe
documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoría que proporcionan
evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría
generalmente aceptadas.
Beneficios de una Buena documentación
Beneficios de una Buena documentación
- Acumulación de conocimiento de la organización
- Fácil transición en caso de realizar algún cambio en el equipo de trabajo.
- Puede proporcionar evidencia suficiente y adecuada en caso de que el trabajo del auditor sea cuestionado por terceros.
- Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el auditor debe hacer seguimiento continuo.
- Ahorro de tiempo en posteriores auditorias.
- Permite la realización de auditorías de calidad por miembros internos y externos.
- Permite al auditor un enfoque disciplinado del trabajo de auditoria.
Buenas prácticas en la elaboración de papeles de trabajo del auditor:
- Cada papel de trabajo debe tener como mínimo, objetivo, procedimiento, resultados y conclusiones.
- La documentación debe responder a los objetivos planteados.
- La documentación debe quedar amarrada con sumarias, anexos y otros papeles.
- La documentación debe ser completa, concreta, fácil de entender y no redundante.
Una de las
características fundamentales de la auditoría, es el registro eficiente de los
registros que va recolectando. Esta le sirve al auditor para sostener su
opinión que entrega en el informe de auditoría. Esto se debe registrar de
manera formal; dichos documentos pueden ser: manuscritos, manuales
instructivos, gráficos resultados de procesamientos y cualquier otro medio
escrito o electromagnético que recopile hechos y evidencias del proceso de
auditoría.
Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo
representan una ayuda en la planeación, ejecución, supervisión, revisión del
trabajo y proporcionan la evidencia necesaria que respalda la opinión del
auditor.
Los papeles de trabajo
deben contener la evidencia de la planeación llevada a cabo por el auditor, la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados
y de las conclusiones alcanzadas.
La formación y contenido
de los papeles de trabajo pueden verse afectados por aspectos, tales como la
naturaleza del trabajo, características del informe del auditor, naturaleza y
complejidad de los negocios del cliente, así como por la naturaleza y
condiciones de los registros del cliente y el grado de confiabilidad de los
controles internos contables.
De acuerdo con lo
anterior, es básico que los papeles de trabajo contengan todos los asuntos
significativos que requieran del juicio profesional del auditor, así como su
conclusión sobre los mismos, situación que debe quedar debidamente documentada,
por lo tanto, en términos generales deben cubrir, entre otros aspectos, lo
siguiente:
- a. Control de calidad.
- b. Importancia relativa y riesgo de auditoría.
- c. Planeación y supervisión del trabajo de auditoría.
- d. Estudio y evaluación del control interno.
- e. Evidencia comprobatoria.
- f. Consideraciones sobre fraude que deben hacerse en una auditoría de estados financieros.
Los papeles de trabajo tienen los siguientes propósitos:
- Soportar por escrito la planeación del trabajo de auditoría.
- Instrumento o medio de supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
- Registra la evidencia como respaldo de la auditoría y de informe
- Se constituye en soporte legal en la medida de requerir pruebas.
- Memoria escrita de la auditoría.
En los papeles de trabajo se registran:
- La planeación.
- La naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados.
- Los resultados.
- Las conclusiones extraídas y las evidencias obtenidas.
- Incluyen sólo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusión del auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de auditoría.
Los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes informaciones:
- Información referente a la estructura orgánica de la entidad examinada.
- Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y estatutos.
- Información concerniente al entorno económico y legislativo dentro de los que opera la entidad.
- Evidencia del proceso de planeamiento incluyendo programas de auditoría y cualquier cambio al respecto.
- Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno.
- Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
- Evidencia sobre la evaluación del trabajo de auditores internos y las conclusiones alcanzadas.
- Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditoría desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos.
- Una indicación sobre quien desarrolló los procedimientos de auditoría y cuando fueron desarrollados.
- Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos importantes de la auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, revelados por los procedimientos del auditor.
Propiedad y custodia de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo
son de propiedad de los órganos o firmas de auditoría. El auditor debe
custodiar con cuidado y vigilancia la integridad de los papeles de trabajo,
debiendo asegurar en todo momento, y bajo cualquier circunstancia, el carácter
secreto de la información contenida en los mismos.
Es difícil establecer el
tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo, pero es
recomendable conservarlos porque son importantes para auditorias futuras y para
cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios.
